SchulKiste – ein Portal für die ganze Schule

Ihr Nutzen: Morgens um sieben sehen Sie auf einen Blick, wer fehlt, welche Stunden noch offen sind und wer frei ist. Vertretungen sind in wenigen Klicks geregelt und erscheinen auf Wunsch sofort bei den Eltern der Klasse.

• Startseite für die Schulleitung: „Heute in der Schule“ mit Abwesenden, Stunden ohne Vertretung, Planänderungen, Terminen und offenen Zugangsanträgen. Module lassen sich ein- und ausblenden.
• Stundenplan je Klasse, Person und Raum in Tages- und Wochenansicht; Vertretung, Entfall und Raumtausch sind farbig markiert.
• „Wer hat wann mit wem“: je Wochentag und Stunde alle Klassen mit Doppelbesetzung, Hospitation und Unterricht unter Anleitung, dazu freie Personen, Konflikte und die Auslastung (Ist und Deputat).
• Vertretungen und Abwesenheiten: Abwesenheit nur mit Kategorie eintragen (krank, Fortbildung, dienstlich, sonstiges), betroffene Stunden werden aufgelistet, freie Kolleginnen und Kollegen werden vorgeschlagen.
• Räume: Fachräume, Turnhalle und Förderraum stundenweise buchen; die Verwaltung aller Buchungen lässt sich als Recht vergeben.
• Termine mit Kategorie (Ferien, Konferenz, Elternabend, Fest, Sprechtag …) und Sichtbarkeit für alle, Eltern, Kollegium oder eine Klasse. Öffentliche Termine kann die Schulwebsite direkt anzeigen.
• Kalender-Abo: persönliche Abo-Links für Apple, Google und Outlook, gefiltert nach Klasse, Person, Raum, Kind oder Terminart – jederzeit widerrufbar.
• Aufgaben: Organisatorisches mit Fälligkeit und Status an Kolleginnen und Kollegen delegieren, etwa „Brandschutzübung vorbereiten“.

Ihr Nutzen: Weniger Anrufe am Morgen, keine Zettel im Ranzen: Eltern melden ihr Kind auf dem Handy krank, antworten auf Ausflüge und sehen Planänderungen der Klasse. Ihr Sekretariat und die Klassenleitung haben alles sofort im Blick.

• Kinderseite je Kind: Wochenplan mit Vertretungen, Termine, Ausflüge, Mitteilungen, freigegebene Einträge der Lerndokumentation, Fehlzeiten und Ansprechpartner mit direktem Nachrichtenknopf.
• Krankmeldung mit Zeitraum und Grund (krank, Arzttermin, familiärer Grund, sonstiges) – bewusst ohne Diagnosen. Klassenleitung und Sekretariat sehen die Meldung sofort.
• Ausflüge mit Rückmeldung: Elterninfo, Zeit, Treffpunkt und Kosten; Eltern stimmen zu oder sagen ab und können die Antwort bis zur Frist ändern. Lehrkräfte sehen den Stand („21 zugestimmt, 7 offen“).
• Ausflüge planen: Checkliste mit Zuständigen, Begleitpersonen, Genehmigung durch die Schulleitung; bei einer Absage werden die Eltern der Klassen benachrichtigt.
• Betreuung: Anmeldung zu Angeboten, „Heute anders“ (fehlt, andere Abholperson oder Uhrzeit, geht allein), Abholberechtigte und Ferienbetreuung.
• Für das Betreuungsteam: Tagesliste mit Ankunft und Abholung, Warnung bei nicht eingetragenen Abholpersonen; für die Betreuungsleitung Angebote, Gruppen, Schichtplan und Personalbedarf nach Betreuungsschlüssel.
• Wie eine App: auf iPhone und Android auf den Home-Bildschirm legen – ohne App-Store.
• Zugang per Freischaltcode: Eltern scannen am Elternabend einen QR-Code und sehen danach direkt die Seite ihres Kindes. Statt Fotos zeigt das Portal auf Wunsch ein Tiersymbol; ein Foto nur mit Einwilligung.

Ihr Nutzen: Der Elternbrief kommt an – und Sie wissen, wer ihn gelesen hat. Rückfragen laufen über das Portal statt über private Messenger.

• Mitteilungen an alle, alle Eltern, das Kollegium oder eine einzelne Klasse; mit Formatierung und Vorschau.
• Lesebestätigung: Absender und Schulleitung sehen „10 von 11 gelesen“; wichtige Mitteilungen werden hervorgehoben.
• Nachrichten direkt zwischen Eltern und Lehrkräften sowie im Kollegium, auf Wunsch mit Bezug zum Kind.
• Klare Regeln im Formular: Hinweise, dass Gesundheitsdaten und vertrauliche Angaben zu einzelnen Kindern nicht in Rundschreiben gehören.
• Schulweite Mitteilungen sind ein eigenes Recht – etwa für das Sekretariat.

Ihr Nutzen: Die Lernentwicklung jedes Kindes ist an einem Ort dokumentiert – angelehnt an die Grundschulordnung Rheinland-Pfalz. Was Eltern sehen, entscheidet die Lehrkraft bewusst, Eintrag für Eintrag.

• Lernentwicklung je Fach oder Bereich mit Stufe von „noch nicht“ bis „sicher“.
• Beobachtungen, Gesprächsprotokolle der Lernentwicklungsgespräche und Förderpläne mit Zielen, Maßnahmen und Überprüfungstermin.
• Portfolio „Das kann ich schon“, Zeugnis-Hinweise und Einverständnisse (z. B. Schwimmunterricht).
• Freigabe pro Eintrag: Einträge sind zunächst intern; erst „Für Eltern sichtbar“ gibt sie frei.
• Pädagogische Notizen sind nie für Eltern sichtbar (§ 7 Abs. 5 GSchO) – der Schalter ist dort gesperrt.
• Abgestufte Rechte: Referendarinnen und Referendare legen Einträge an, freigeben dürfen nur Lehrkräfte; Praktikantinnen und Praktikanten sehen keine Akten.
• Bewusst nicht im Portal: keine Diagnosen, keine schulärztlichen oder schulpsychologischen Angaben, keine Ordnungsmaßnahmen. Jede Änderung wird protokolliert.

Ihr Nutzen: Sie behalten die Kontrolle und müssen trotzdem nicht alles selbst machen: Einzelne Aufgaben übertragen Sie per Haken – an das Sekretariat, die Betreuungsleitung oder eine Kollegin.

• Rollen für Schulleitung, Sekretariat, Lehrkräfte, Referendariat, Praktikum, pädagogische Fachkräfte, Betreuungskräfte und Eltern – jede Rolle sieht nur, was sie braucht.
• Delegierbare Rechte: Zugänge freigeben, Personal und Klassen verwalten, Stundenplan, Räume, Termine, Ausflüge genehmigen, schulweite Mitteilungen, alle Akten lesen, Betreuung planen.
• Zugangsanträge: Neue Personen registrieren sich selbst und stellen einen Antrag; Sie oder eine beauftragte Person nehmen an, ordnen Eltern dem Kind zu oder lehnen mit Begründung ab.
• Freischaltcodes einzeln oder für eine ganze Klasse, als A4-Druckbogen mit QR-Code und Anleitung. Codes gelten einmal, laufen ab und lassen sich widerrufen.
• Befristete Rollen: Praktikum und Referendariat enden automatisch zum Enddatum, die Eltern-Rolle mit dem Abgang des Kindes.
• Personal: Deputat und tatsächlicher Einsatz, Wochenplan, Mentorinnen und Mentoren, Abwesenheiten.
• Suche über alles, was Ihre Rolle sehen darf – Kinder, Personal, Termine, Ausflüge, Mitteilungen und mehr.

Ihr Nutzen: Schülerdaten sind besonders schützenswert. Das Portal ist von Anfang an so gebaut, dass Sie gegenüber Eltern, Schulträger und Datenschutzbeauftragten jede Frage beantworten können.

• Daten in der EU: Die Datenbank liegt mit Speicherort in der EU; mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Anmeldung mit dem Minicon-Konto: ein Konto pro Person, keine geteilten Passwörter. An gemeinsam genutzten Geräten meldet „Überall abmelden“ alle Konten ab.
• Keine Cookies, kein Tracking im Portal: Die Sitzung liegt nur im jeweiligen Browser-Tab, Schriften werden selbst ausgeliefert.
• Automatische Löschfristen: Digitale Schülerdaten werden spätestens ein Jahr nach Ende des Schuljahres gelöscht, in dem das Kind die Schule verlässt (§ 50 GSchO).
• Audit-Protokoll: Änderungen an Rollen, Rechten, Freigaben und Akten sind nachvollziehbar, durchsuchbar und mit Person und Zeitpunkt gespeichert.
• Auskunft auf Knopfdruck: Jede Person kann die zu ihrem Konto gespeicherten Daten exportieren (Art. 15 DSGVO), Eltern auch die Daten ihres Kindes.
• Kein Blick ohne Erlaubnis: Im Betrieb sieht unser Support keine Schülerdaten – außer die Schulleitung erteilt eine befristete, jederzeit widerrufbare Einsicht.
• Freigabe vor echten Daten: Echte Kinder lassen sich erst anlegen, wenn die Schulleitung bestätigt hat, dass Datenschutz-Folgenabschätzung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Elterninformation vorliegen.
• Vorführung mit Demodaten: Sie lernen das Portal mit einer erfundenen Beispielschule kennen – ohne ein einziges echtes Kind.

• Mit einer Schule gebaut: Das Portal ist in enger Abstimmung mit einer Grundschule entstanden – aus echten Abläufen von Schulleitung, Sekretariat, Kollegium und Betreuung.
• Auf Ihre Abläufe eingerichtet: Zeitraster, Pausen, Räume, Betreuungsangebote, Rollen und Startseite passen wir an Ihre Schule an – und entwickeln weiter, was Ihnen fehlt.
• Website dazu: Auf Wunsch erstellen und betreuen wir auch die öffentliche Schulwebsite; Termine aus dem Portal erscheinen dort automatisch.
• Genossenschaft aus der Region: Die Minicon eG sitzt in Dahn in der Südwestpfalz. Sie haben feste Ansprechpartner, Änderungswünsche schicken Sie einfach per E-Mail.